10 ошибок в бухгалтерии, которые стоили бизнесу миллионов
Учиться на ошибках хорошо, но на чужих — выгоднее. Особенно если речь идёт о бухгалтерии: одна неточность может обернуться штрафами, блокировками счетов и потерей репутации. Незнание законов, формальный учёт «для галочки» и игнорирование требований налоговой часто заканчиваются катастрофой.
Александра Толмачева — основательница и руководитель аутсорсинговой компании TA-VAT, бухгалтер с 17-летним опытом. Она стояла у истоков формирования финансовых отделов и закладывала фундамент прозрачного учета в международных брендах Hilton, KPMG, компаниях холдинга АК "Узавтосаноат" и университетах мирового уровня (Team University). В её практике был случай, когда предприятие с иностранными инвестициями получило отрицательное аудиторское заключение — фактически приговор для бизнеса. Но всего за два месяца команда под её руководством исправила ошибки и добилась положительного заключения, сохранив доверие и местных структур, и зарубежных инвесторов.
Сегодня Александра собрала 10 реальных кейсов из практики TA-VAT — ошибок, которые стоили или могли стоить бизнесу
миллионов. Эти истории — предупреждение для предпринимателей и напоминание: грамотный учёт всегда дешевле, чем последствия
его отсутствия.
Далее — переворачивающиеся карточки с ситуациями, проблемами и их решениями. Чтобы прочесть, нажмите на неё.
У компании низкий рейтинг, отсутствуют надлежащие документы, отчетность ведется непрофильным специалистом, а для возврата НДС требуется полная проверка налоговой за все годы работы. Клиент просит оформить документы задним числом.
Ситуация:
Приходит потенциальный клиент и просит, чтобы его взяли на бухгалтерский учет. Компания занимается оптовой торговлей сельхозпродукции, причем, естественно, на экспорт. Работают три года на рынке и пришли к тому, что у них есть НДС, который они хотят вернуть.
Компания импортировала фуры для последующего использования в своем бизнесе. Точные цифры не вспомнить, но речь шла о возврате НДС порядка 300-400 млн сумов.
Проблема:
Низкий рейтинг компании, нет надлежащих документов, а имеющуюся отчетность ведет друг, который является юристом. В свою очередь, возврат НДС подразумевает под собой запуск множества процессов, среди которых есть этап проверки со стороны налоговой. А это значит проверка документов за всю историю деятельности, отчетности склада, остатка товаров и прочее.
Ко всему прочему, клиент просит оформить все эти документы задним числом, а это технически невозможно. Узбекистан, начав процесс с 2020 года, уже полностью перешел на электронный документооборот и система просто не даст выставлять документы задним числом. Этим, кстати, может похвастаться не каждая страна.
«Рейтинг – вообще прекрасная штука. Это очень прозрачный инструмент для оценки бизнеса, с которым планируется сотрудничать, например. Он работает как скоринг в банке при выдаче кредитов. Чем чище, ответственнее и прозрачнее вы ведете бизнес, тем рейтинг у вас лучше. С ним много что связано: недобросовестно ведется деятельность, низкая рентабельность, не оформлены сотрудники, не ведется отчетность, есть штрафы. При низком рейтинге – ваши обращения, например, по возврату НДС даже не станут рассматривать, соответственно, рейтинг нужно поднимать. На это может уйти порядка полугода, а за это время инфляция еще обесценит сумму возврата».
вывод:
Документооборот, составление договоров и счетов-фактур, бухгалтерский учет и остальное в обязательном порядке должен вести профильный бухгалтер с первого дня работы фирмы. Это инвестиция в будущее, в том числе инвестиция в отличный рейтинг, финансовую стабильность и деловую репутацию. Да, в краткосрочном будущем, рейтинг может не понадобиться, но компания будет готова к тому, когда он будет нужен через 3 года, когда необходимо будет вернуть НДС в 300-400 млн сумов, например.
Предприниматель столкнулся с проблемой: бухгалтер, работавший «на подработке», отказался сопровождать его на проверке, сославшись на занятость на основной работе. Такая ситуация нередка — многие доверяют учёт друзьям или «дешёвым» бухгалтерам без официального оформления.
Ситуация:
Одна из частых ошибок предпринимателей, что они доверяются либо друзьям, как в примере выше, либо ищут варианты подешевле. Что значит подешевле – очень часто бухгалтеры берут себе подработки. То есть у них есть основная работа, где они трудоустроены и еще соглашаются на запросы.
К примеру – вести учет сторонней компании. Для компании дешево, они не сидят в офисе, с ними в лучшем случае составлен договор ГПХ или вовсе оплата им производится наличными средствами.
Проблема:
И снова реальный кейс. В TA-VAT, в буквальном смысле, прибегает предприниматель. Намечена проверка через два дня, а бухгалтер отказался на ней присутствовать, сославшись на высокую занятость на основной работе. Формально работа по совместительству или услуги по договору ГПХ возможны, но в случае проверки предпринимателю нужен бухгалтер, который будет рядом, не потеряется и сможет защищать интересы компании перед налоговыми органами.
Совместитель или консультант по ГПХ не всегда могут это гарантировать, а уж тем более если бухгалтер работает неофициально. Конечно же, мы были вынуждены отказать клиенту, потому что за два дня просто физически невозможно погрузиться в бизнес и подготовить все к проверке.
вывод:
Консалтинг или подработка не заменят полноценного бухучета. Чтобы быть защищённым при проверках, важно заключать официальный трудовой договор с бухгалтером или аутсорсинговой компанией, которые несут ответственность за учет и смогут сопровождать бизнес в любых ситуациях. Это надёжнее и дешевле, чем штрафы и потери от неподготовленности.
В производственной компании с полноценным бухгалтерским штатом налоговая проверка выявила доначисления на 10 млрд сумов из-за ошибок в формировании себестоимости: цены ставились «по рынку», затраты учитывались некорректно.
Ситуация:
Если бизнес связан с производством или продажей товаров, одним из ключевых показателей будет являться себестоимость продукта. Себестоимость означает – во сколько этот продукт обошелся бизнесу. Что тут может быть сложного, можно подумать. Есть себестоимость, есть цена продажи, а разница между ними – это прибыль.
Однако, если себестоимость рассчитана неверно, то и прибыль может быть другая, а следовательно и налог на нее будет другим. Таких кейсов было очень много. Наверное один из самых больших примеров, где доначисления были порядка 10 млрд сумов.
Проблема:
Пришла проверка в компанию, которая занимается производством продукции. В компании работает целый штат бухгалтеров с главным бухгалтером во главе. Но когда пришла налоговая – им насчитали порядка 10 млрд доначислений по налогам. Все почему – потому что на практике многие предприниматели и даже бухгалтеры не уделяют должного внимания формированию себестоимости:
- цены на продукцию часто устанавливаются «по рынку», без анализа собственных затрат;
- расходы распределяются некорректно: часть затрат не включается или, наоборот, включается лишнее;
- в итоге себестоимость оказывается завышенной или заниженной, что искажает финансовый результат.
«Например: себестоимость продукта – 1000 сумов. Продаете вы его за 10 000 сумов. Ваша прибыль – 9000 сумов. И вы платите налог с этой суммы. Однако, если неправильно рассчитана себестоимость и ваш продукт обходится “на бумаге” уже 4000 сумов, то ваша прибыль превращается в 6000 сумов, а с нее соответственно налог платится меньше».
вывод:
Чтобы правильно вести учет себестоимости, недостаточно только общих бухгалтерских навыков. Бухгалтер должен еще обладать дополнительными знаниями – это называется управленческий учет. Чаще всего, при обучении на базовых курсах бухгалтерского учета не объясняется, как правильно и грамотно рассчитывать себестоимость.
«Еще одно распространенное заблуждение, что налоговая не очень разбирается в бухучете или они не будут углубляться. Это ошибочно. Налоговая сейчас очень грамотно разбирается во всех деталях».
Перенос убытков позволяет организациям учитывать убытки прошлых лет при расчёте налога на прибыль в текущем периоде, тем самым уменьшая налоговую нагрузку.
Ситуация:
В кодексе предусмотрено такое понятие, как перенос убытков. К примеру, если в предыдущие налоговые периоды организация закрывала отчетность с убытками, а в текущем периоде выходит на прибыль, то при расчете налога на прибыль возникает возможность зачесть убытки прошлых лет в счет прибыли текущего года. Это называется перенос убытков.
Вывод:
То есть, если в этом году у компании получилась прибыль 10 млн сумов, а в прошлом году был убыток 2 млн, этот убыток можно зачесть в счет прибыли текущего года. В таком случае прибыль, с которой будет уплачиваться налог, составит не 10 млн сумов, а 8. Многие бухгалтеры, не говоря уже о предпринимателях, могут об этом не знать и, соответственно, не применять этот механизм.
Хотя это абсолютно законное снижение налогооблагаемой прибыли. Были кейсы, где налог на прибыль оказался равным нулю. Почему – потому что компания вышла в прибыль, но имела накопленные убытки, которые можно было вычесть. Никаких махинаций и схем – всё предусмотрено в Налоговом кодексе.
Предприниматель столкнулся с завышенным налогом на прибыль, так как транспортная компания выставила счет-фактуру с задержкой: расходы не попали во второй квартал, и прибыль оказалась искажена.
Ситуация:
Ключевое правило бухгалтерии – все документы должны оформляться вовремя. Закрыть их задним числом невозможно, и на практике это часто приводит к проблемам. Один из таких случаев произошел у компании при расчете налога на прибыль за второй квартал текущего года.
Среди клиентов компании – несколько предприятий, занимающихся сельхозпродукцией. На июнь у них как раз пришёлся пик отгрузок.
Проблема:
Компания заключила договор с транспортной фирмой и оплатила её услуги. Продукция была доставлена клиентам, и предприниматель решил, что на этом всё – товар отгружен, деньги получены, значит сделка завершена. Однако транспортная компания выставила счёт-фактуру только в июле. Из-за этого расходы не попали во второй квартал, и налог на прибыль оказался завышен. Предприниматель был уверен, что транспортировка уменьшит прибыль июня, но в отчётности всё считается по дате документов.
Ошибка здесь не только в понимании налоговых правил, но и в выборе контрагента: их бухгалтер нарушил сроки и фактически «перенёс» выручку на другой период. В итоге платит предприниматель – лишними налогами и потерянной прибылью.
вывод:
Закрывать счет-фактуры и другие документы вовремя, а желательно – день в день. Уведомлять контрагентов, напоминать о необходимости своевременного выставления счетов-фактур. Помимо всех дополнительных финансовых нагрузок и расходов, при несвоевременном закрытии документов – у компании понижается рейтинг.
Одна из главных проблем бизнеса — игнорирование полноценного бухгалтерского учета: предприниматели ограничиваются фиксацией документов в Didox, но без системного подхода и своевременного оформления сделок отчетность искажается, что ведет к штрафам и доначислениям.
Проблема:
Одна из ключевых ошибок бизнеса – игнорирование необходимости вести полноценный бухгалтерский учет. Многие предприниматели полагают, что если документы отражены в условном Didox, то учет ведётся. Но это заблуждение: без системного бухучета невозможно корректно отразить остатки товаров, сформировать достоверную отчетность или поддерживать высокий рейтинг компании.
Ситуация усугубляется тем, что бухгалтерии часто сообщают обо всём в последнюю очередь. Предприниматель заключает сделки, получает деньги, совершает переводы, а оформление проводится позже – иногда с ошибками, или вовсе не проводится. В результате искаженные данные попадают в отчетность, что приводит к штрафам и доначислениям.
Вывод:
Грамотный бухгалтерский учет – это не формальность и не «потом». Его должны вести профильные специалисты с соответствующим образованием и квалификацией.
Начав с первых дней деятельности, предприниматель получает прозрачные данные для управления, избегает проблем с налоговыми органами и аудиторами и экономит значительные суммы, которые в противном случае уходят на исправление ошибок и штрафы.
Попытка сэкономить на налогах через работу с самозанятыми оборачивается рисками: налоговая может признать такие отношения скрытым трудоустройством, а без актов выполненных работ расходы не учитываются. В итоге предприниматель платит больше налогов вместо ожидаемой экономии.
Проблема:
Многие предприниматели заключают договоры с самозанятыми, думая, что экономят на налогах. Но если самозанятый фактически работает только на одного предпринимателя и получает от него регулярные одинаковые выплаты, налоговая может расценить это как скрытое трудоустройство. То есть, на самом деле человека взяли в штат, но формально оформили как самозанятого, чтобы уйти от налогов. Такие схемы налоговая легко отслеживает.
Вторая ошибка, если самозанятый работает с юрлицом, он обязан выставлять акт выполненных работ. Без этих документов расход не признаётся. Итог простой: вы платите деньги, но в налоговом учёте это не расход – и налог на прибыль взлетает. То есть вместо экономии вы сами дарите государству лишние миллионы.
Вывод:
И в первом, и во втором случае всё упирается в документы. Без актов и счёт-фактур расходы не признаются, а значит, налог на прибыль растёт. Работа с самозанятыми – зона повышенного риска: они не бухгалтеры и редко думают о закрывающих документах.
Поэтому именно компания должна взять это под контроль, иначе вместо экономии бизнес будет просто переплачивать налоги.
Из-за отсутствия контроля дебиторско-кредиторской задолженности компания рискует: долг за импортированный товар может быть признан налоговой доходом, а при попытке оплатить его позже банк потребует аудит. В итоге предприниматель теряет дважды — на лишних налогах и дополнительных расходах.
Ситуация:
С прошлого года в Узбекистане наметился усиленный валютный контроль. Были введены новые правила обращения с валютой. Так вот зачастую предприниматели с бухгалтерами не контролируют дебиторско-кредиторскую задолженность. Что такое дебиторско-кредиторская задолженность простыми словами – это кому должна компания и кто должен ей.
Контроль этой задолженности напрямую связан с ведением бухгалтерского учета. Без системного учета, особенно при больших оборотах, отследить расчеты становится невозможно.
Проблема:
Компания получила товар из-за границы в долг, но задолженность повисла без движения. Если она остаётся больше года, налоговая трактует её как доход – будто товар подарили или оплатили наличными.
В результате придётся заплатить налог на «воздух». А если через год компания решит погасить долг, банк может заблокировать перевод и потребовать аудиторов, чтобы подтвердить реальность задолженности. В итоге предприниматель несёт двойные потери: и налоги, и расходы на подтверждение сделки.
вывод:
С 2024 года государство ввело усиленный контроль в этой сфере. И нельзя сказать, что это плохо – наоборот, это позитивная мера, поскольку многие предприниматели действительно злоупотребляли задолженностями. Таким образом, отсутствие контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью может не только повлечь штрафные санкции, но и привести к тому, что налоговые органы будут трактовать её как доход и облагать налогом.
Из-за несогласованности с бухгалтерией сделка не попадает в учет: на складе товара нет, но в отчетности он числится. При проверке налоговая расценивает это как сокрытие выручки, что ведет к крупным штрафам.
Ситуация:
Предприниматель загружен. Товар продан, сделка состоялась, товар отгружен, оплата получена. Фура отправлена, звонки идут, а бухгалтеру об этой сделке не сказали или забыли сказать.
Проблема:
Товара на складе нет, и сделки в бухгалтерском учете тоже нет. И вот оформляется запрос на возврат НДС, как из первого примера. Приходит налоговая и проверяет остатки, а остаток товара с учетом на бумаге не совпадают. Для налоговой это означает, что товар продан, а в налоговом учете это не отражено – то есть выручка скрыта. А за сокрытие выручки грозят немаленькие штрафные санкции.
вывод:
Чтобы избежать обвинений в сокрытии выручки и штрафов, предпринимателю важно не только вести бухгалтерский учёт, но и регулярно сверять фактические остатки со складом. Постоянный контроль, инвентаризация и сопоставление данных с бухгалтерией — единственный способ доказать налоговой, что бизнес работает прозрачно.
Компания столкнулась с блокировкой счетов: из-за несданной прежней бухгалтерией отчетности по валютным операциям налоговая автоматически заблокировала систему и направила 24 уведомления. В результате клиент не смог провести SWIFT-платёж и вынужден разбираться с последствиями.
Ситуация:
Компания взяла на аутсорс нового клиента. Однако выяснилось, что предыдущая бухгалтерия, скорее всего по незнанию, не сдала часть отчётности по валютным операциям.
В результате, когда через полгода понадобилось провести SWIFT (валютный платёж), оказалось, что счета и система заблокированы из-за этих несданных отчётов.
Проблема:
Сотрудники начинают звонить в банк, а им отвечают, что налоговая заблокировала счета компании, потому что она не сдавала вовремя отчеты. Начинается разбор.
В итоге – 24 письма одновременно поступило из налоговой. Система автоматически сработала. После проверок подтверждается, что отчеты действительно не сдавались.
вывод:
Ошибки бухгалтеров всплывают не сразу, а через месяцы или даже годы – и тогда расплачиваться приходится предпринимателю. Несданные отчёты, неправильно рассчитанная себестоимость или «зависшие» валютные операции приводят к блокировке счетов, штрафам и доначислениям. Поэтому экономия на квалификации бухгалтера всегда оборачивается потерями. Нужно работать только с профессионалами, которые берут ответственность за учёт и знают все нюансы. Иначе бизнес платит дважды: сначала некомпетентному бухгалтеру, а потом государству.
Каждая из этих ошибок – реальная история, которая стоила компаниям денег, нервов и времени.
Но всего этого можно избежать, если рядом надёжный партнёр. TA-VAT работает именно для того, чтобы обеспечить спокойный сон и уверенность в завтрашнем дне.
