Изменения как толчок к развитию
Безусловно, те изменения, которые сейчас так активно происходят в нашей стране, коснулись всех областей, в том числе и сферы организации мероприятий.
На рынок заходит всё больше иностранных компаний, открывается всё больше представительств крупных международных брендов, и, как логичное следствие потекших в страну иностранных инвестиций, активизируются и местные компании, которые стремятся не упустить свой кусок пирога и не потерять годами нажитую аудиторию.
Резко возрастает спрос на проведение имиджевых мероприятий, тимбилдингов, PR- и BTL-акций, масштабных презентаций для широкой публики или закрытых мероприятий для отраслевых специалистов. В этой быстро меняющей свои правила игре происходят большие изменения, в том числе и в нашей сфере.
Спрос рождает предложение, и только за прошедший год в Ташкенте открылось несколько ивент-агентств. Кто-то совсем новичок, кто-то имеет хороший штат и сильных менеджеров, но все они так или иначе борются за свое место под солнцем, пытаясь удержать существующих и привлечь новых клиентов.
1 миллион за провал, или как не надо экономить
Выбор подрядчика и система закупок, по которой сейчас работает большинство крупных брендов в Узбекистане — уже пройденный этап для многих международных компаний, которые в разное время отказались от нее ввиду неэффективности. Да, используя принцип «выигрывает тот, кто дает самые минимальные цены», компания экономит бюджет, но сильно теряет в качестве.
В нашей практике мы сталкивались с этим — мы три года подряд проводили Family Day для крупной международной компании, и все были довольны.
Но в один год мы проиграли тендер, потому что предложение одного из наших конкурентов было на 1 миллион сумов дешевле. Как выяснилось позже, это оказалась компания-подрядчик, которая никогда ранее не организовывала столь крупные мероприятия. Эта компания в итоге перенаняла все позиции.
Они специализировались на проведении детских мероприятий, и тот ивент, тендер на проведение которого они выиграли, прошел катастрофически плохо.
После того провального мероприятия нас пригласили на разбор сложившейся ситуации. И когда выяснилось, что разница в предложенных ценах была в 1 миллион сумов, отдел закупа сослался на правило выбирать самое дешевое предложение.
Так, разница в 120 долларов в предложенных сметах стоила испорченного мероприятия для двух тысяч человек.
Дайте скидку! Или «Феррари» по цене «Запорожца»
Нужно понимать, что не существует такой цены, которую бы ивент-агентство не смогло бы снизить. Но есть качество, которое очень легко потерять в погоне за этой дешевизной. И вот почему.
К примеру, заполняя тендерные документы, наша компания имеет в своем распоряжении 80% нужных позиций (это наши собственные ресурсы или проверенные партнеры). Это говорит о том, что мы не завышаем цену на своих подрядчиков. У нас есть свои, годами проверенные контакты — фотографы, операторы, оформители, служба кейтеринга
Это подрядчики, в надежности которых мы уверены. Когда заказчик просит нас снизить стоимость, мы вынуждены обращаться к другим людям не из нашей базы контактов. Большая радость, если этот новый подрядчик не только даст низкие цены, но и окажется профессионалом.
В этом счастливом случае мы вносим его в свою базу и сотрудничаем с ним дальше. Но зачастую получается иначе. Он делает свою работу некачественно, и в этих условиях мы рискуем испортить нашу репутацию, которой так дорожим. Существует установленная минимальная прибыль компании-организатора — это 10% от общей суммы контракта, 5% из которых — это налоги, и 1% — всевозможные банковские переводы.
Мы не можем дать скидку, взяв ее из прибыли компании, поэтому когда заказчик просит нас снизить стоимость — эта скидка формируется путем смены более качественного подрядчика на более дешевого, что сулит неоправданный риск и «потерю лица» для компании.
И, как правило, в таких случаях мы предпочитаем отказаться от дальнейшего участия в тендере, чем выиграть по ценам и рисковать своим имиджем из-за некачественных, пусть и дешевых, услуг субподрядчиков.
Попасть в портфель. Почему молодые ивенторы готовы работать бесплатно
Когда ты на рынке уже давно и каждый год участвуешь в десятках тендерных боев, то делаешь целый ряд интересных наблюдений. К примеру, давайте представим ситуацию, когда наряду с состоявшимся агентством в тендере от крупной международной компании Х участвует молодая компания N, которая ни разу не проводила ничего для такого гиганта.
Безусловно, когда-то мы тоже были такой молодой начинающей компанией. И вот что обычно происходит. Если руководитель компании N хоть немного стратег, он понимает, что у него есть шанс стать подрядчиком большого известного бренда и внести в свое портфолио его логотип. Поэтому он готов провести это мероприятие без прибыли для своей компании или с минимальной маржой.
Молодая команда с радостью возьмется за дело и, вполне возможно, проведет ивент на достойном уровне. Компания-заказчик тоже довольна, так как сэкономила бюджетные средства.
Новый подрядчик может провести успешно первое, второе, третье мероприятие, ровно до того момента, пока большой компании Х вдруг не потребуется более масштабное, например, региональное мероприятие. И вот тут возникают первые серьезные проблемы.
Молодая компания N снова даст настолько низкие цены, что остальным игрокам не будет иметь смысла принимать участие в тендере по причине полного отсутствия прибыли.
При этом молодая, пусть и талантливая команда N может просто не иметь необходимой материальной и технической базы, налаженной системы логистики и опыта решения целого ряда сложных документальных и технических проблем, позволяющих провести большой региональный ивент на должном уровне.
Большую проблему создает также система оплаты у крупных корпораций, потому что в условиях всего 15% предоплаты, выполнить большой объем работ могут далеко не все компании-организаторы. У молодых агентств просто нет достаточно прочной финансовой базы на покрытие всех необходимых расходов.
45 дней ожидания. Как работает система оплаты в больших корпорациях
Говоря о выгодных и не очень условиях работы для ивент-агентств разных калибров, отмечу, что процесс согласования всех позиций и система оплат в более мелких организациях в разы легче, чем в крупной международной компании.
Если существующая политика проведения тендеров и процесса закупа услуг сохранится, то скорее всего, сильные игроки рынка ивент-услуг просто перестанут бороться за контракты с большими компаниями.
Безусловно, свято место пусто не бывает, и заказчик всегда найдет себе подрядчика по карману. Но когда и эти подрядчики окрепнут и дойдут до определенного этапа своего развития, и они задумаются, насколько выгодно им такое сотрудничество.
Я задаюсь вопросом, насколько целесообразна политика 15% предоплаты для корпорации, у которой колоссальные суммы простаивают на счетах.
Зачем нужна такая система оплат, когда небольшая, в сравнении в оборотами заказчика, сумма в 100−200 млн. перечисляется только спустя 45 дней после подписания акта выполненных работ?
А между тем, для небольшого ивент-агенства такая сумма оказывается неподъемна, и не имея достаточных оборотных средств на своем счету они вынуждены отказываться от многих интересных проектов.
Что дальше?
Резюмируя сказанное, могу с сожалением отметить, что существующая негибкая политика закупа и система оплаты больших компаний ломает начинающие перспективные ивент-агентства, и лишает уже успешные, состоявшиеся компании мотивации, подталкивая к снижению качества своих услуг (что для компании, дорожащей своей репутацией, неприемлемо).
При таких условиях через несколько лет в Узбекистане просто не будет ни одного агентства, способного организовывать мероприятия на уровне не ниже, чем за рубежом.
Плодотворное сотрудничество — процесс, подразумевающий взаимный комфорт и интерес, поэтому не только заказчик выбирает подрядчика, но и подрядчик, оказывающий услуги высокого качества, может себе позволить выбирать заказчика.
Мне искренне хочется, чтобы ивент-индустрия в Узбекистане развивалась. Хочется делать красивые и креативные ивенты, на которые не только будут приезжать представители книги рекордов Гиннеса, но и ставить в пример зарубежные коллеги и гордиться сограждане.
Очень надеюсь, что большие и маленькие компании, выбирая своего подрядчика, дадут ему шанс зарабатывать, развиваться и расти. Именно при таком раскладе заказчик оправдает свои вложения и ожидания, а исполнитель приложит максимум усилий для того, чтобы сделать свою работу на отлично.
