Первое и самое важное понимание в процессах рекрутинга для каждого работодателя — целесообразные ли это затраты. ISH.UZ рассчитал стоимость такого проекта, учитывая неочевидные расходы.
По данным ISH.UZ, автоматизацию HR-процессов тормозят финансовые факторы. Так, 68% компаний говорят об отсутствии бюджетов и ресурсов на внедрение цифровых решений, 41% — уверены, что установленная стоимость, это дорого. 39% — не знают, как можно оценить эффективность таких расходов. Поэтому важно чётко понимать, сколько будет стоить внедрение системы управления кандидатами (ATS) в конкретной компании.
Стоимость отечественных подписок на пользование системами составляет в среднем 8−12 млн сумов в год для расширенных версий с основными функциями и подключением одного рекрутера. В среднем стоимость дополнительных рекрутеров и заказчиков варьируется от 200 до 600 тысяч сумов в месяц. Некоторые платформы позволяют приобретать дополнительные лицензии на рекрутеров только в «загруженные» месяцы, а у других — только на срок всей подписки. В стоимость лицензии включена техподдержка.
Однако покупкой шаблонного решения затраты иногда не ограничиваются. Специалист по оптимизации бизнес-процессов Ксения Евсеева рекомендует выбирать систему и сервис, где помогут с интеграцией систем с ATS. Вывести среднюю стоимость этого процесса сложно, зависит от непосредственных запросов и того, как ведётся база резюме сейчас.
Далее — пошаговое внедрение.
Шаг 1. Цель автоматизации
Для чего нужна автоматизация? Это вопрос, на который важно знать ответ.
Сокращение трудозатрат на рутинные операции, оптимизация отдела кадров или рост нагрузки на HR-специалистов без увеличения штата и выгорания текущих сотрудников. Стандартным показателем является сокращение времени на «рутину» от 20% до 40% (это от 35 до 70,5 часов в месяц у одного рекрутера).
Сокращение цикла найма сотрудников относительно конкурентов. Возможность успевать забирать «лучшие» кадры с рынка. Сам цикл может быть сокращён по времени на 10−30%.
Сокращение стоимости подбора кадров может быть очень важно для компаний, имеющих текучку. Здесь рассчитывается эквивалент времени, который кадровик тратит на рутинные операции: сохранение резюме, письма и SMS кандидатам, ответы, результаты общения, комментарии, назначение собеседования, согласование кандидатов с внутренними заказчиками и добавление их на встречи.
Повысить эффективность подбора можно с помощью расширенной аналитики. Например, анализ воронки кандидатов, источников подбора, продолжительности работы по определённым вакансиям позволит корректировать процесс, исключая или изменяя слабые «звенья».
Шаг 2. Основные параметры решения
Нужно определить количество и состав пользователей системой. Удобно, когда у всех рекрутеров есть доступ к системе, а также когда частичный доступ есть у внутренних «заказчиков». Для небольших компаний с малым бюджетом можно выбрать подписку с одним доступом, которым будут пользоваться несколько рекрутеров.
Исходя из первого шага, целей автоматизации, важно определить функции, что должна «уметь» система, чтобы решать поставленные задачи.
Для примера, чем в ATS от ISH.UZ пользовалась Ксения Евсеева:
Далее — формат установки: на собственной ИТ-инфраструктуре или в облаке. Крупные компании имеют высокие требования к информационной безопасности, поэтому чаще выбирают первое. Однако утечка конфиденциальной информации происходит из-за ошибок или намеренных действий внутренних сотрудников. Поэтому важнее выбирать качественно пользователей имеющих доступ к данным.
«Рекомендую выбирать ATS, основываясь на удобстве работы. Если вы никогда не работали с такой системой, первое время вам может быть непривычно. Однако уже по окончанию первого месяца вы сможете оценить удобство этого внедрения», — поделилась Ксения.
Шаг 3. Выбор поставщика
Важно выбирать те системы, которые удовлетворяют по функциональности и формату установки.
Очень важный критерий — удобство для пользователей. Например, за сколько кликов можно совершить целевое действие. Если в решение включены ненужные функции или для какого-то действия требуется много нажатий, это снижает желание сотрудников пользоваться системой.
Важные критерии, которые следует оценить:
- Какие сайты по поиску работы, соцсети, мессенджеры поддерживает сервис. Важно, чтобы были удобные и привычные инструменты.
- Есть ли своя база соискателей.
- Каковы возможности аналитики: формы отчётов, их визуализация, функциональность.
- Есть ли возможности интеграции со сторонним программным обеспечением, например можно получать результаты с обучающей платформы или при интеграции с системой кадрового документооборота подписывать необходимые документы по трудоустройству в электронном виде.
«На сегодняшний день самые короткие сроки и качественный оперативный подход мне предложила команда АTS ISH.UZ», — отметила Ксения.
Шаг 4. Внедрение
Для внедрения необходимо выбрать человека внутри компании и поставить ему задачу по интеграции. Важно, чтобы был человек, контролирующий проект, который будет не только заниматься интеграцией, но и вовлекать будущих пользователей системой.
Для небольших компаний достаточно стандартного решения, оно не займёт много времени. А для интеграций и кастомизаций потребуется время, но это может проходить параллельно.
Шаг 5. Интеграция в бизнес процессы.
Самый сложный этап, но ключевой — мотивировать сотрудников «переучиться». Часто HR, понимающие, что инструмент хороший, не берут АТС только потому, что им не хочется переучиваться. Не стоит их осуждать, ведь все тяжело меняют годами сформированные паттерны поведения и привычки в работе, даже если они занимают катастрофически много времени и не являются полезными.
Важно организовать обучение сотрудников, привлечь к проекту лидеров мнений и убедить использовать новое решение, демонстрируя пользу и удобство.
Можно попросить интегратора провести обучающую встречу, где представитель расскажет и ответит на вопросы по работе. Также у некоторых интеграторов работает служба поддержки, которая не оставит сотрудников компании в беде. Важно передавать обратную связь, пожелания и рекомендации через единое контактное лицо.
Стоит показать, что это не тоталитарное решение руководства, а действительное решение проблем компании, которые могут решить отдел кадров.
«Я выбрала ISH.UZ из-за индивидуального подхода, быстрого регулирования вопросов и большой интеграции. Мне были доступны основные источники по поиску кандидатов и, как вы знаете, закрывая такие позиции как „менеджер по продажам“, рекрутеры должны сами искать „своих“ людей. Эта система позволила найти мне двух качественных менеджера за одну неделю. Подписку мы использовали на год», — отметила Ксения.
Почему стоит выбирать отечественные ATS? Потому что так построено законодательство Республики Узбекистан. И Закон «О персональных данных» чётко сообщает о правилах хранения данных соискателей.
На рынке много соискателей, все ищут сотрудников на вес золота. Однако, благодаря ATS можно найти бриллианты. И уделить внимание уже крепкому HR-бренду, чтобы сотрудники, которые становятся у нас ещё «дороже», не ушли, а были патриотичны к компании.
Партнёрский материал.
