Личный опыт: как в Uklon устроен найм сотрудников и почему это командная работа

Успешный найм редко зависит от одного человека — куда важнее качество взаимодействия между hiring-менеджером и рекрутером. Без четких требований, реалистичных ожиданий и постоянной коммуникации даже простая вакансия может затянуться на месяцы, а риск «не подойти друг другу» вырастает в разы.

Почему быстрый найм не всегда означает качественный, как распределять роли между участниками процесса и что помогает компаниям избегать ошибок при подборе специалистов — об этом Spot поговорил с Дарьей Кружилиной, Head of Recruitment в Uklon.

Дарья Кружилина,

Head of Recruitment в Uklon.

Существует мнение, что рекрутеру свойственно стремление закрыть вакансию как можно быстрее. А у нанимающего менеджера — желание передать запрос на новую роль и больше в процесс не включаться.

Мотивация обеих сторон вроде бы понятна, но при такой конфигурации найм может затянуться на месяцы, а риск «миссматча» почти неизбежен.

Как тогда разделить зоны ответственности? В процессе найма менеджер выступает заказчиком, а рекрутер — исполнителем. Но этот принцип не про иерархию — он про партнерство.

Рекрутер — не подрядчик, а эксперт. Он не только ищет кандидатов, но и анализирует рынок, организует процесс, адаптирует требования менеджера под его реалии, транслирует бренд работодателя.

Все взаимодействие кандидата с компанией — от первого контакта до подписанного оффера — это зона ответственности рекрутера. И одна из его задач — сделать так, чтобы у кандидата остались позитивные впечатления о компании.

При этом большая часть успеха в найме зависит и от hiring-менеджера. Без четко сформулированных требований, целей и задач «счастливого финала» не будет, каким бы профессиональным ни был рекрутер.

Иногда требования к кандидату оказываются слишком завышенными, а рынок — слишком узким. Поэтому успех рекрутинга всегда зависит от качества коммуникации и умения найти золотую середину. Именно поэтому в Uklon hiring-менеджер и рекрутер общаются не только в начале и в конце найма, а регулярно на всех этапах.

Этапы найма и опыт Uklon

В первую очередь необходимо подать заявку на вакансию.

Заявка стандартизирована: hiring-менеджер заполняет автоматизированный шаблон, в который входят:

• критические и специфические требования;
• личные качества кандидата;
• задачи и функционал;
• цели на 3 месяца и на полгода;
• вопросы, которые рекрутер должен задать на скрининг-интервью, чтобы проверить технические навыки;
• формат работы (офис, гибрид, удаленка);
• количество этапов и интервью.

Второй этап — воркшоп hiring-менеджера и рекрутера, где проводится актуализация всех требований.

На встрече рекрутер выступает как модератор: уточняет, все ли актуально, какие требования действительно критичны, а какие — желательно иметь. Главное — понять, какую бизнес-задачу решает эта вакансия. Мы всегда начинаем с этого вопроса, чтобы определить, действительно ли нужна новая роль, какого уровня специалист требуется и под какие цели.

Иногда hiring-менеджеры не до конца понимают реалии рынка и формулируют нереалистичные запросы. Например, однажды мы получили запрос на вакансию, начали поиск, но через два месяца поняли, что на рынке ее функционал обычно разделен между двумя людьми.

Мы провели повторный воркшоп, показали результаты исследования рынка и предложили изменить подход. В итоге закрыли позицию двумя кандидатами, которые успешно работают у нас до сих пор.

Дополнительно мы также спрашиваем:

• насколько важен опыт именно в нужном бизнес-домене;
• есть ли компании, откуда особенно желательны или, наоборот, нежелательны кандидаты;
• по каким причинам раньше отклонялись схожие кандидаты.

Поскольку Uklon — продуктовая компания, мы всегда уточняем, насколько критичен опыт работы с продуктом, а не в аутсорсе. Это помогает оптимизировать поиск и не тратить время на нерелевантных специалистов.

Воркшоп обычно длится от 30 минут до 2 часов. Если это привычная для нас роль, встреча проходит быстро. Если вакансия нишевая или новая — дольше. Недавно, например, воркшоп перед поиском Chief Technical Officer (CTO, технический директор) занял около полутора часов.

Отдельный брейншторм мы уделяем на EVP (Empowered Value Proposition). Это ценностное предложение кандидату в рамках конкретной роли. Не про бенефиты вроде страховки или кофе, а про то, что уникального компания может предложить специалисту в плане профессиональной реализации.

EVP различается от позиции к позиции и даже во времени. Например, когда мы искали дата-аналитика в направлении финансы/платежи, одной из особенностей была работа с продуктом не только в Украине, но и в странах экспансии. Годом ранее, до выхода на рынки Баку и Ташкента, предложение звучало бы иначе.

Часто в EVP фигурирует возможность роста — у нас действительно много кейсов карьерных переходов и апгрейдов. Но неизменный элемент — это работа с продуктом, которым ты сам пользуешься. Немногие компании могут этим похвастаться.

Третий этап — найм.

Процесс подбора различается в зависимости от вакансии:

• технические специалисты — формат Fast Flow: HR-интервью + собеседование с hiring-менеджером. Если есть совпадение — сразу оффер;
• нишевые роли (например, Jira Automation Engineer, Security Manager) — добавляется короткое скрининг-интервью на 30 минут для проверки hard skills, затем финал и оффер;
• бизнес-аналитики, дата-аналитики, продакт-оунеры — три интервью и тестовое задание. Мы компенсируем выполнение тестового, уважая время кандидатов, даже если они не станут частью команды;
• колл-центр — упрощенная схема без тестового, но со стажировкой: оффер только после успешного прохождения практики.

Иногда мы запрашиваем рекомендации.

Однажды кандидат на позицию дизайнера несколько раз переносил дедлайн тестового. На этапе рекомендаций выяснилось, что он не слишком собран в плане тайм-менеджмента — этот фактор повлиял на решение больше, чем его hard skills.

На протяжении всего времени важна постоянная коммуникация. Для обмена данными мы используем HR-систему, где рекрутер фиксирует прогресс, а hiring-менеджер может следить за ним в реальном времени. Но поскольку у менеджеров много своих задач, мы для каждой вакансии создаем чат в Slack — там обновления читаются мгновенно.

Каждую пятницу мы отправляем менеджерам короткий статус-чек: что произошло по вакансии, какие наблюдения, где «узкие места» и что можно улучшить. Примеры сообщений: «„Кандидат прошел HR-интервью — организуем техническое?“» или «„Тестовое пришло с опозданием. Проверим рекомендации по тайм-менеджменту?“»

Кроме того, в Uklon есть практика кофе-сессий в офисе. Некоторые вопросы проще обсудить лично: в живом разговоре быстрее советоваться и делиться апдейтами.

Поскольку рекрутер — носитель экспертизы в найме, он постоянно информирует hiring-менеджера о ситуации на рынке и о внутренних/внешних блокерах. Также рекрутер оценивает soft skills кандидатов — ведь для продуктовой компании важнее не только технический уровень, но и культурный фит. Hiring-менеджеры нередко советуются с рекрутерами именно по этому аспекту: насколько кандидат «свой» по духу компании.