Высокая скорость принятия решений, многозадачность, меняющиеся рынки и необходимое снижение рисков требуют от компаний применения современных технологий.
Комплексная автоматизация бизнес-процессов — одно из решений большинства проблем. И главное — значительная экономия времени.
Разложение всех рабочих процессов с общим или выборочным доступом к ним, возможностью делегировать обязанности и следить за выполнением KPI в любом месте и в любое время помогает получить целостную картину происходящего внутри.
О том, с какими сложностями сегодня сталкиваются предприятия, как Smart Space может помочь с экономией времени и ресурсов и какой дополнительный функционал можно добавить в платформу рассказал Муроджон Муслимов.
Зачем нужна автоматизация процессов
Задачи на паузе, потерянные документы, ошибки людей, невозможность отследить продуктивность сотрудников — одни из типичных проблем большинства компаний.
Почти 90% всех предприятий все еще вынуждены работать с документооборотом, копить сотни бумаг и менее эффективно управлять проектами и отдельно взятыми задачами.
Автоматизация всей работы компании позволяет сократить расходы, исключить ошибки и даже снизить период адаптации новых сотрудников.
Больше всего в этом случае бизнес выигрывает от автоматизации рутинных процессов. Ведь машины выполняют такую работу лучше, чем люди, реже ошибаются.
Например, разработанная нами платформа Smart Space совмещает все рабочие процессы компании и позволяет автоматизировать ведение KPI сотрудников, создавать проектные группы и задачи внутри каждой.
Как результат — высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения и эффективности производительности труда.
При помощи Smart Space руководитель предприятия получит больше информации для анализа бизнес-процессов, сумеет качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
При этом платформа может помочь даже самым маленьким компаниям, ведь виды и количество бизнес-процессов индивидуальны, а нам по силам встроить любой дополнительный функционал, исходя из специфики деятельности.
Сам процесс автоматизации может помочь в увеличении прибыли, экономии времени, улучшении процессов, повышении их эффективности и точности.
Зачем нужна автоматизация процессов. В большинстве компаний сотрудники больше времени тратят на поиск и обобщение информации, чем на выполнение работы.
Сегодня людям доступно множество технологий, но так как они существуют разрозненно и не в едином вакууме, то главным условием их успешного применения становится интеграция и объединение всех данных.
Вместе с объединением всех данных в единое целое, как это представлено в нашей платформе, сотрудникам больше не надо искать информацию, копировать ее из одного инструмента в другой и переключаться между несколькими приложениями. Теперь на те или иные действия уходит меньше времени, а работа становится эффективнее.
С Smart Space все более удобное и безопаснее, все данные обрабатываются на серверах самого предприятия или в дата-центре в Узбекистане по желанию заказчика.
Тонны бумаг в единой системе
Систематизированные электронный документооборот помогает упорядочить работу, быстро согласовать и подписать документы.
Теперь вместе со Smart Space сотрудники смогут категоризировать все документы, обеспечить конфиденциальность файлов и быстро найти их во всей картотеки.
Более того, чтобы согласовать договор не надо будет его распечатывать и бежать в соседний отдел, а значит не придется следить за тем, чтобы в офисе было достаточно А4-листов и принтерных картриджей для печати.
Наш модуль UDOC Docflow помогает:
- регистрировать входящие и исходящие корреспонденции;
- формировать, делегировать и следить за поручениями согласно корреспонденции;
- оценивать качество их исполнения;
- проставлять резолюции руководителей.
А разработанный нами модуль Osonimzo позволяет формировать юридически значимые документы, полностью соответствующие закону «Об электронном документообороте». С его помощью можно формировать и сохранять маршруты согласования и подписания документов не только со стороны внутренних, но и внешних пользователей.
Помимо прочего в модуле есть онлайн-редактор, возможность учета отклоненных, завершенных и отмененных документов, формирования справочника подписантов, верификации электронных документов. Удобнее всего то, что все решения могут предоставляться в формате Cloud или On-Premise.
Массив данных
Руководители компаний по опыту знают, что в нынешних бизнес-реалиях необходимо постоянно отслеживать метрики. Так вот раньше для их получения необходимо было вручную сводить разрозненную информацию, но теперь за все массивы данных отвечает дашборд.
Простыми словами, дашборд — удобный компонент платформы, где представлены статистические данные, ближайшие мероприятия, дни рождения, KPI, календарь задач, отчёты и элементы инфографики. Если вдруг в каком-то модуле данные изменились, дашборд автоматически обновит их у себя.
Так, с его помощью все собранные данные автоматически превращаются в понятный людскому глаза вид и воспринимается быстрее и проще.
Имеющийся в системе Smart Space дашборд собирает и показывает:
- новости предприятия;
- новости законодательства;
- персональный календарь поручений и статистику задач;
- ближайшие мероприятия и дни рождения сотрудников;
- KPI сотрудников и графическая визуализация;
- вывод дополнительных элементов согласно требованиям заказчика.
Система также позволяет полностью отслеживать статус мероприятий и управлять ими.
К примеру, можно сформировать справочник мест, пригласить участников и получить в система согласие или отказ от участия, провести видеоконференцию без перехода на внешние программные обеспечения или вывести адреса мест проведения мероприятия и весь список на персональный календарь.
Управление проектами
Автоматизация рабочих процессов помогает собрать достоверные данные о работе сотрудников всех уровней, управлять проектами, быть в курсе приоритетных задач коллег, вести отчетность о прогрессивности их выполнения.
На основании всего этого можно также проводить любой подробный анализ ситуации в компании в целом или в разрезе каждого отдельно взятого процесса.
Наша платформа разработана так, чтобы руководящее звено компании могло с легкостью создать любой проект с указанием полной информации, назначить и сформировать ответственные за задачу проектные группы, делегировать и отмечать статус проектов, формировать реестр документов и других файлов.
Разложив большие процессы на малые, руководящее звено получает целостную картину происходящего и объективнее принимает решения.
Сразу становится понятнее, какие именно недочеты тормозят другие процессы.
Управление персоналом
Для менеджмента мы настраиваем отдельный вид бизнес-процессов — управленческие. Они дают возможность контролировать работу организации и строят отчетность занятости сотрудников, формируют рабочие и сменные графики.
То есть в модуле управления персоналом можно:
- управлять структурой организации (подведомственные организации, подразделения, штатные единицы);
- визуализировать структуры организации в схематичном виде;
- добавлять сотрудников на вакантные позиции;
- указывать руководителей подразделений;
- указывать вышестоящие подразделения и кураторов в рамках предприятия;
- формировать персональные карточки сотрудника;
- ограничивать доступ к определенным функциям и действиям сотрудников и другое.
Помимо общих задач в Smart Space есть и персональные заметки, а также база знаний, куда можно добавлять материалы в виде файлов и ссылок.
Мы подумали и о том, как будет удобно сотрудникам общаться в корпоративном чате, не смешивая личные мессенджеры с рабочими.
В нем можно делать все привычное, что есть во всех мессенджерах — обмениваться текстовыми и голосовыми сообщениями и файлами, управлять контактами, создавать группы и просто созваниваться.
Таким образом, Smart Space предлагает актуальные решения для компаний любых объемов и сфер.
U-DEVELOPMENT TEAM — компания-разработчик по внедрению программных продуктов, в том числе веб-приложений, мобильных приложений для iOS и Android, чат-ботов и программных продуктов любой сложности с нуля и под ключ
С 2022 года компания вышла на экспорт IT-продуктов и сегодня работает над заказом для американской компании: разрабатывает и внедряет решение в эксплуатацию с учетом подготовки проектно-технической документации, изучения рынка и законодательства США.
Адрес: Юнусабадский р-н, ул. Осиё, 6.
Телефон:+(998) 99−891−16−71
Сайт: udevelopmentteam.uz
На правах рекламы.
