В страховом бизнесе регистрация какого-либо документа — акта, входящего обращения или внутреннего документа — только начало сложного пути. Каждый документ нужно согласовать, передать конкретным исполнителям, подписать у полномочных лиц и исполнить строго в установленный регламентом срок.
Страховая компания Euroasia Insurance работает на рынке Узбекистана уже более 27 лет. По мере масштабирования бизнеса руководство компании столкнулось с вызовом — контролировать тысячи документов, поручений и согласований по всей филиальной сети традиционными методами стало практически невозможно.
Чтобы сохранить скорость работы и прозрачность всех процессов, в Euroasia Insurance решили полностью отказаться от бумажного документооборота. Задачу доверили отечественной платформе EdoLine. Весь проект — от анализа процессов до полного запуска на серверах заказчика — занял 25 дней.
Почему старый подход исчерпал себя
До внедрения EdoLine входящие, исходящие и внутренние документы в Euroasia Insurance велись на бумаге. Контролировать их движение было не просто — не всегда удавалось быстро определить, на каком этапе находится документ, кто отвечает за следующее действие и соблюдается ли установленный срок.
Особенно заметной эта проблема становилась при работе со специфической страховой документацией:
- контрольные даты сотрудники отслеживали вручную, из-за чего задержку на одном из промежуточных этапов согласования нередко замечали слишком поздно;
- входящие запросы и обращения требовали сквозного контроля — руководству было важно видеть всю цепочку исполнения — от даты регистрации обращения до формирования итогового ответа, причем и в центральном офисе, и по всей филиальной сети компании.
Просто установить «электронный архив» для хранения сканов было недостаточно. Euroasia Insurance требовался единый инструмент корпоративного управления, который связывал бы каждый документ с исполнителем, поручением и сроком, а внутренние регламенты компании переносил в цифровую среду.
Как проходил процесс внедрения
Работу специалисты EdoLine начали с изучения бизнес-процессов Euroasia Insurance. На этой основе провели моделирование, настроили систему и выполнили кастомизацию под задачи компании.
Платформу адаптировали под реальные процессы Euroasia Insurance: оцифровали работу с документами, настроили централизованный контроль исполнения, а документы, поручения и задачи связали между собой в одной системе.
Решение развернули на серверах страховой компании. Весь процесс — с учетом моделирования, кастомизации, настройки и подготовки инфраструктуры занял 25 дней. Параллельно проходило обучение сотрудников и подготовка внутренних администраторов, которые после запуска могут самостоятельно администрировать систему и поддерживать пользователей.
Что вошло в единую систему
В цифровой формат перевели входящие, исходящие и внутренние документы. Для документов, требующих электронной подписи, в систему интегрировали E-imzo — теперь их можно подписывать дистанционно, а электронная подпись обеспечивает юридическую значимость документов.
За сроками исполнения документов и поручений система следит автоматически и направляет уведомления ответственным сотрудникам. Таким образом в цифровой формат перешли не только сами документы, но и связанные с ними рабочие процессы.
Проект затронул сразу несколько направлений, которые выходят за рамки классического ЭДО:
- кадровый электронный документооборот (КЭДО) и HRM-модуль;
- контроль поручений и задач по филиалам и центральному офису;
- автоматизацию работы комитетов, рабочих групп и протоколирование;
- единую базу данных и регламентов компании;
- цифровой архив документов с удобным поиском и фильтрацией.
Документы, поручения, задачи, согласования и исполнение теперь находятся в одном рабочем пространстве. Там же собраны корпоративные данные и регламенты, а благодаря цифровому архиву нужные файлы находятся за несколько секунд.
Что изменилось для руководства страховой компании
Одной из задач проекта было сделать исполнение более прозрачным для руководителей. Для этого в системе настроили управленческий дашборд. На нем отображаются статусы документов, сроки, уведомления и обсуждения. Контроль охватывает центральный офис и филиалы, поэтому все необходимые данные собраны в одном окне.
Руководители могут видеть состояние документов, задач и поручений онлайн, следить за сроками и быстрее обращать внимание на проблемные участки. В итоге складывается общая картина по компании, без необходимости отдельно разбирать работу каждого подразделения.
«Раньше, чтобы понять, где находится документ, приходилось собирать информацию по подразделениям. Нам было важно видеть весь путь — от регистрации до ответа или исполнения. Теперь в одном окне есть статус, ответственный и срок, причем и по головному офису и по филиалам», — поделился представитель страховой компании Euroasia Insurance.
Результаты внедрения
После внедрения срок согласования документов сократился в три раза, точность их подписания достигла 99,9%, а контроль сроков исполнения стал автоматическим.
Важным результатом стало и то, что EdoLine перестала быть для Euroasia Insurance только системой ЭДО. В платформе работают с документами, задачами, согласованиями и исполнением, а руководство получает централизованный онлайн-контроль происходящего.
За 25 дней страховая компания перешла от бумажного документооборота к цифровому пространству, которое охватывает ЭДО, КЭДО, HRM, поручения, комитеты, рабочие группы, протоколирование, базу регламентов и архив.
О платформе
EdoLine — платформа для цифровизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компаний. Она помогает перенести работу с документами и связанными с ними процессами в единое цифровое пространство, в котором можно выстроить прозрачное управление и контроль исполнения.
Платформу можно адаптировать под процессы конкретной компании и использовать как внутренний рабочий инструмент для сотрудников и руководства. EdoLine работает на рынке ЭДО четыре года.
Телефон: (+998) 55−510−51−51.
E-mail: info@edoline.uz
Сайт: edoline.uz
Telegram: t.me/LBS_Consultant
На правах рекламы.
