Финансовые проблемы малого и среднего бизнеса редко начинаются с одного неудачного решения. Чаще они копятся из мелочей: собственник берет деньги из кассы на личные нужды, расходы никто не сверяет с планом, клиент второй месяц тянет с оплатой, а резерв так и не появился, потому что «сейчас не до этого». В удачный сезон выручка перекрывает эти пробелы, но первый спад продаж или задержка крупного платежа быстро выводят их наружу.
Финансовая дисциплина представляет собой набор правил, которые компания выполняет регулярно, независимо от текущей выручки и настроения собственника.
Зачем бизнесу финансовая дисциплина
Устойчивость. Компания с понятными правилами переживает сезонный спад или задержку оплаты от крупного клиента без экстренных займов и срыва зарплат.
Управляемость. Решения о закупках, найме и расширении принимаются на основе цифр, а не ощущения, что денег вроде бы хватает.
Доверие партнеров. При рассмотрении кредитной заявки банк оценивает денежный поток, обороты по счетам и платежную дисциплину. На те же показатели смотрят крупные контрагенты.
Разделять деньги бизнеса и собственника
Владельцы малого бизнеса часто берут деньги со счета компании или из кассы по мере необходимости. В итоге невозможно понять, сколько бизнес зарабатывает на самом деле и во сколько ему обходится содержание собственника.
Решение: назначить собственнику фиксированную выплату за управленческую работу, а дивиденды забирать отдельно, из чистой прибыли по итогам периода. Личные расходы оплачиваются с личной карты, рабочие проходят через счет компании или корпоративную карту.
Формировать резерв
Резервный фонд защищает компанию от кассовых разрывов и непредвиденных расходов. Обычно ориентируются на сумму, которая покрывает постоянные расходы бизнеса на два-три месяца: аренду, зарплаты, налоги, платежи по кредитам. Копить ее удобнее по принципу процента: с любого поступления выручки 5−10% сразу переводится на отдельный счет. Временно свободные средства резерва можно разместить на депозите для бизнеса, который в «Капиталбанке» открывают в любом филиале.
Порядок использования резерва стоит определить заранее: например, тратить его только на зарплату и налоги при падении выручки, но не на внеплановую закупку.
Планировать бюджет и сверять план с фактом
Бюджет на месяц или квартал фиксирует ожидаемые доходы и лимиты расходов по статьям: закупки, аренда, фонд оплаты труда, маркетинг, налоги. По итогам периода план сравнивается с фактом.
Важно понимать причину каждого отклонения: поднял цены поставщик, сработала реклама или часть расходов прошла без согласования. Для старта достаточно таблицы на 10−15 статей. Фактические данные удобно брать из выписки в Uzum Business Kapitalbank: приложение интегрируется с бухгалтерскими системами, поэтому операции не нужно переносить вручную.
Считать маржу по каждому направлению
Растущая выручка еще не означает растущую прибыль. Если смотреть только на общий оборот, легко не заметить, что часть товаров или услуг продается почти по себестоимости и фактически живет за счет других направлений.
Маржа показывает, сколько денег остается с продажи после прямых затрат: закупочной цены, доставки, комиссий, сдельной оплаты сотрудникам. Ее полезно считать отдельно по товарным группам, услугам и каналам продаж.
Такой расчет помогает принимать конкретные решения: пересмотреть цену, сменить поставщика, отказаться от убыточной позиции или вложить больше в наиболее доходное направление. Дисциплина здесь в регулярности: маржу стоит пересчитывать при каждом изменении закупочных цен, курса или тарифов.
Контролировать дебиторскую задолженность
Отсрочка платежа для клиентов помогает продавать больше, но без контроля дебиторская задолженность растет быстрее продаж. Минимальный набор правил включает лимит отсрочки на одного клиента и предельный срок оплаты, еженедельную проверку просроченных счетов и понятный порядок действий при просрочке: напоминание, звонок, приостановка отгрузок.
Если покупатели системно платят с отсрочкой, кассовый разрыв можно закрыть факторингом: банк выплачивает деньги за отгрузку сразу, а покупатель рассчитывается в свой срок. В «Капиталбанке» срок такого финансирования составляет до 90 дней от даты поставки.
Задать регулярный финансовый ритм
Дисциплина держится на привычке смотреть на цифры по расписанию:
- еженедельно: остатки на счетах, поступления и платежи на ближайшие две недели, просроченная дебиторская задолженность;
- ежемесячно: исполнение бюджета, прибыль, маржа по направлениям, состояние резерва;
- ежеквартально: структура расходов, цены, долговая нагрузка и планы на следующий период.
Для ежедневного контроля в Uzum Business Kapitalbank есть push-уведомления об операциях по счетам.
Как внедрить финансовую дисциплину
Правила удобнее вводить постепенно, в несколько шагов:
- Провести диагностику. Выписки за последние три-шесть месяцев показывают, сколько денег приходит, куда уходит и где возникают разрывы.
- Записать правила. Финансовый регламент на одну-две страницы фиксирует, кто и в каких пределах согласует расходы, какая доля выручки идет в резерв и какая отсрочка допустима для клиентов.
- Назначить ответственных. За конкретное правило отвечает конкретный человек: бухгалтер, финансовый менеджер или сам собственник.
- Автоматизировать рутину. Отложенные платежи, лимиты и уведомления в интернет-банке снимают часть ручного контроля.
- Пересматривать регламент. Через три месяца видно, какие правила работают, а какие стоит скорректировать.
Многое зависит от примера собственника: если он сам нарушает правила, команда перестает их соблюдать.
Финансовая дисциплина делает бизнес предсказуемым для собственника, команды, банка и партнеров. Часть инструментов для нее «Капиталбанк» собрал в приложении Uzum Business Kapitalbank: дополнительные счета и депозиты для бизнеса, отложенные платежи, лимиты на расходы и push-уведомления об операциях.
На правах рекламы.
